KSeF im Jahr 2026 – Pflicht, Offline-Modus und was sich am 1. Januar 2027 ändert

Das verpflichtende Nationale E-Rechnungssystem (Krajowy System e-Faktur, KSeF) ist seit Februar 2026 in Betrieb, in vielen Unternehmen aber weiterhin nur ein Aufsatz auf den früheren Dokumentenumlauf. Die häufigste Frage lautet: Was muss vor dem 1. Januar 2027 wirklich fertig sein? Die Antwort ist kurz – alles, was bis Ende 2026 durch die Übergangsausnahmen und das Fehlen von Sanktionen ersetzt wird. Mit dem 1. Januar 2027 laufen die Ausnahmen für fakturierte Umsätze bis 10 000 PLN monatlich und für Rechnungen aus Registrierkassen aus, und nach den derzeitigen Vorschriften werden die Sanktionen anwendbar. Ab diesem Tag muss ein aktiver VAT-Steuerpflichtiger (czynny podatnik VAT), der an einen anderen aktiven Steuerpflichtigen per Überweisung zahlt, außerdem die KSeF-Nummer der Rechnung angeben. Wir stellen den Zeitplan, die Notfallmodi (tryb awaryjny), die Korrekturen und den VAT-Abzug aus Rechnungen außerhalb des Systems geordnet dar.

Zeitplan und Ausnahmen bis Ende 2026

Die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen im KSeF betrifft grundsätzlich bereits alle Steuerpflichtigen – sie unterscheiden sich nur durch die Dauer, während der sie die Übergangsausnahmen in Anspruch nehmen können.

Artikel 106ga Abs. 1 des polnischen Umsatzsteuergesetzes (ustawa o VAT, UStG-PL) verpflichtet die Steuerpflichtigen, strukturierte Rechnungen (faktura ustrukturyzowana) unter Nutzung des KSeF auszustellen. Artikel 145l erlaubte Steuerpflichtigen mit einem Umsatz im Jahr 2024 von höchstens 200 000 000 PLN (einschließlich Steuer), Rechnungen bis zum 31. März 2026 außerhalb des KSeF auszustellen. Artikel 145m Abs. 1 lässt dies bis zum 31. Dezember 2026 zu, wenn der durch solche Rechnungen dokumentierte Umsatz einschließlich Steuer im jeweiligen Monat 10 000 PLN nicht übersteigt. Nach Abs. 2 verliert man dieses Recht „beginnend mit der Rechnung, mit der der Wert überschritten wurde“ (Übersetzung des Verfassers). Artikel 145n Abs. 1 lässt bis Ende 2026 Rechnungen aus Registrierkassen und als Rechnungen anerkannte Fiskalbelege (paragon fiskalny) zu.

Den Wortlaut dieser Vorschriften hat der Direktor der Landesinformation der Finanzverwaltung (Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, Direktor der KIS) in der verbindlichen Auskunft im Einzelfall vom 27. Oktober 2025, Nr. 0112-KDIL1-3.4012.657.2025.2.MR, wiedergegeben. Das Finanzministerium (Ministerstwo Finansów, MF) hat am 31. März 2026 erläutert, dass es nach der Überschreitung des Limits keine Rückkehr zu den früheren Regeln gibt, auch nicht bei niedrigeren Umsätzen in den folgenden Monaten. In das Limit werden Umsätze an Verbraucher, mit der Registrierkasse erfasste Umsätze, Fiskalbelege mit Steuernummer (NIP) bis 450 PLN sowie durch besondere Vorschriften ausgenommene Rechnungen nicht eingerechnet.

Hypothetisches Beispiel: Ein Steuerpflichtiger stellt im Mai 2026 außerhalb des KSeF drei Rechnungen an Unternehmen über 6 000 PLN, 3 000 PLN und 2 000 PLN brutto aus. Nach zwei Rechnungen beträgt die Summe 6 000 PLN + 3 000 PLN = 9 000 PLN und liegt innerhalb des Limits. Die dritte ergibt 9 000 PLN + 2 000 PLN = 11 000 PLN; diese Rechnung und alle folgenden stellt der Steuerpflichtige daher bereits im KSeF aus.

Wenn Sie Art. 145m in Anspruch nehmen, berechnen Sie den Umsatz kumuliert vor jeder Rechnung und nicht nach Abschluss des Monats.

Zeitplan der Pflicht und der Übergangsausnahmen

Wer Rechnungen im KSeF ausstellt und wer sie außerhalb davon ausstellen darf

Die Ausschlüsse aus dem KSeF bilden einen abschließenden gesetzlichen Katalog und umfassen – abgesehen von der Befreiung nach Art. 113a – keine VAT-befreiten Umsätze.

Artikel 106ga Abs. 2 UStG-PL nimmt von der Pflicht Rechnungen eines Steuerpflichtigen ohne Sitz in Polen aus, der hier keine feste Niederlassung (stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej) hat oder dessen feste Niederlassung nicht an der Transaktion beteiligt ist. Ausgenommen sind auch Rechnungen im Rahmen der Sonderregelungen nach Abschnitt XII Kapitel 7, 7a und 9 sowie Rechnungen an natürliche Personen, die keine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben. Der Ausschluss erfasst ferner die Fälle aus der auf der Grundlage von Art. 106s erlassenen Verordnung und den nach Art. 113a Abs. 1 befreiten Steuerpflichtigen. In diesen Fällen werden elektronische Rechnungen oder Papierrechnungen ausgestellt (Abs. 3); gegenüber Verbrauchern und bei ausländischen Rechnungsausstellern kann das KSeF freiwillig genutzt werden (Abs. 4). Nach den steuerlichen Erläuterungen vom 28. Januar 2026 wird die feste Niederlassung wie für VAT-Zwecke bestimmt; sie ist an der Transaktion beteiligt, wenn ihr Personal und ihre Ausstattung der Lieferung oder der Dienstleistung dienen und nicht nur der Rechnungsstellung.

Ein Kleinunternehmer (podatnik zwolniony podmiotowo) steht nicht außerhalb des Systems. In der genannten Auskunft wies die Behörde darauf hin, dass „das KSeF ausschließlich strukturierte Rechnungen umfasst und nicht für andere Verkaufsdokumente wie Abrechnungsbelege gilt“. Einschränkend hielt sie jedoch fest, dass „Sie auf Verlangen des Erwerbers zur Ausstellung einer strukturierten Rechnung verpflichtet sein werden“.

Nach Angaben des MF kann eine Rechnung an einen Verbraucher (B2C) freiwillig im KSeF ausgestellt werden, sie wird dem Erwerber jedoch auf die vereinbarte Weise übergeben, zum Beispiel als Ausdruck oder als Datei mit QR-Code. Als Datum des Erhalts einer solchen Rechnung gilt dann das Datum ihres tatsächlichen Erhalts (Art. 106na Abs. 4).

Kennzeichnen Sie in den Daten Ihrer Geschäftspartner, ob der Empfänger ein inländischer Steuerpflichtiger, ein ausländischer Rechtsträger oder ein Verbraucher ist – davon hängt der Kanal der Rechnung ab.

Offline-Modi, Nichtverfügbarkeit und Ausfall – Fristen für die nachträgliche Übermittlung

Das Gesetz sieht vier Situationen vor, in denen eine Rechnung ohne laufende Verbindung zum KSeF ausgestellt wird, und regelt für jede gesondert die Übermittlung der Rechnung und das Datum ihres Erhalts.

Die Offline24-Rechnung (faktura offline24) wird „unverzüglich, spätestens am nächsten Arbeitstag nach dem Tag ihrer Ausstellung“ übermittelt (Art. 106nda Abs. 2). Ebenso behandelt wird eine strukturierte Rechnung, die nach dem auf ihr angegebenen Datum übermittelt wird (Art. 106nda Abs. 16). Ein weiterer Ausfall (awaria), der innerhalb der Frist für die nachträgliche Übermittlung der Rechnungen bekannt gegeben wird, verschiebt den Beginn dieser Frist (Art. 106nf Abs. 5).

Modi der Rechnungsausstellung ohne laufende Verbindung zum KSeF

Die Behörde behandelt den Offline24-Modus als alltägliche Lösung: „der sog. Offline24-Modus ist ein Modus, der von den Steuerpflichtigen im Alltag angewandt werden kann“ (Auskunft vom 20. März 2026, Nr. 0112-KDIL1-3.4012.932.2025.1.KM). Über das Ausstellungsdatum entscheidet das Feld P_1 der Rechnungsdatei: „Bei Rechnungen, die in den Offline24-Modi ausgestellt wurden, auf die sich Art. 106nda des Gesetzes bezieht, ist das Ausstellungsdatum der Rechnung stets das vom Steuerpflichtigen auf dieser Rechnung im Feld P_1 angegebene Datum“ (Auskunft vom 30. Januar 2026, Nr. 0114-KDIP1-1.4012.1006.2025.1.KOM). Das MF erinnert daran, dass die Rechnung im Offline24-Modus und bei Nichtverfügbarkeit dem Erwerber nicht vor der Übermittlung an das KSeF übergeben wird – eine Ausnahme bildet der Notfallmodus.

Legen Sie ein Verfahren schriftlich fest: wer den Modus aktiviert, wo die Rechnungen warten und wer die Frist für die nachträgliche Übermittlung sowie die Mitteilungen des MF überwacht.

Rechnung außerhalb des KSeF und VAT-Abzug

Eine unter Verstoß gegen die KSeF-Pflicht ausgestellte Rechnung nimmt dem Erwerber nicht das Recht auf Vorsteuerabzug, der Zeitpunkt dieses Rechts hängt jedoch vom Modus ab, in dem sie ausgestellt wurde.

Das Recht auf Vorsteuerabzug ergibt sich aus Art. 86 Abs. 1 UStG-PL und entsteht im Zeitraum der Entstehung der Steuerschuld (obowiązek podatkowy), jedoch nicht früher als im Zeitraum des Erhalts der Rechnung (Abs. 10 und Abs. 10b Nr. 1). Die Ausschlussgründe des Art. 88 Abs. 3a betreffen nicht den Kanal, über den die Rechnung ausgestellt wird.

In der Auskunft vom 20. Oktober 2025, Nr. 0114-KDIP1-3.4012.739.2025.1.AMA, stellte die Behörde fest: „Die Ausstellung der Eingangsrechnungen entgegen der Pflicht ohne Nutzung des Nationalen E-Rechnungssystems nimmt Ihnen nicht das Recht auf Abzug der Vorsteuer, da dies keinen in Art. 88 des Gesetzes genannten Ausschlussgrund darstellt, der den Abzug dieser Steuer verhindert“. Die Behörde hat diese Beurteilung nicht auf den Übergangszeitraum beschränkt und sie nach dem Inkrafttreten der Pflicht in der Auskunft vom 6. Mai 2026, Nr. 0111-KDIB3-1.4012.204.2026.2.WN, wiederholt. Als Zeitpunkt des Abzugs sah sie das Datum des tatsächlichen Erhalts der Rechnung an und fügte hinzu: „Ohne Bedeutung für die Entstehung und die Ausübung des Rechts auf Abzug der VAT bleibt dagegen eine etwaige spätere Ausstellung einer Rechnung im KSEF, die denselben Vorgang dokumentiert“. Dieses Datum bestimmt die ab der Zustellung berechnete Zahlungsfrist und mit ihr den Lauf der 90 Tage nach Art. 89b Abs. 1.

Anders ist es, wenn der Lieferant die Rechnung entweder im Offline24-Modus oder bei Nichtverfügbarkeit des KSeF ausstellt und ihre Visualisierung vor der Übermittlung an das System weitergibt. Die Behörde nahm in diesem Fall an: „Im analysierten Fall ist als Zeitpunkt des Erhalts der Rechnung das Datum der Zuteilung der KSeF-Nummer zu dieser Rechnung anzusehen“ (Auskunft Nr. 0112-KDIL1-3.4012.932.2025.1.KM). Der Erhalt außerhalb des KSeF ist erst dann maßgeblich, wenn der Lieferant die Rechnung überhaupt nicht an das System übermittelt. Einen verspäteten Abzug weisen Sie in einem der drei folgenden Zeiträume aus, bei vierteljährlicher Abrechnung in einem der beiden folgenden (Art. 86 Abs. 11).

Die Behörde kann einwenden, dass „die Verwendung von Rechnungen außerhalb des KSeF prinzipiell die Ausnahme sein sollte“ (Auskunft vom 6. Mai 2026), und das MF hat angekündigt, dass die Nationale Steuerverwaltung (Krajowa Administracja Skarbowa, KAS) im Jahr 2027 prüfen wird, ob die Nichtanwendung des Systems zu nicht ordnungsgemäßen Abrechnungen führt. Dieses Argument nimmt nicht das Recht auf Vorsteuerabzug, denn Beschränkungen müssen sich aus einer ausdrücklichen Vorschrift ergeben, und Art. 88 enthält keinen solchen Ausschlussgrund. Ausschlaggebend ist dagegen, dass das Dokument die tatsächliche Transaktion widerspiegeln und die Angaben nach Art. 106e enthalten muss.

In der Auskunft vom 30. April 2025, Nr. 0111-KDIB3-2.4012.88.2025.1.MGO, sah die Behörde – unter Berufung auf das Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union in der Rechtssache C-518/14 – den Besitz einer Rechnung mit den nach der Mehrwertsteuersystemrichtlinie erforderlichen Angaben als formelle Anforderung und nicht als materielle Voraussetzung an.

Führen Sie ein Register der Eingangsrechnungen außerhalb des KSeF mit dem Kanal und dem Datum des tatsächlichen Erhalts. Korrigieren Sie den Abzug nicht, wenn der Lieferant eine solche Rechnung später an das System übermittelt.

Korrekturen von Rechnungen im KSeF

Eine strukturierte Rechnung wird im KSeF durch eine Rechnung korrigiert, welche die KSeF-Nummer der ursprünglichen Rechnung angibt, und eine Korrektur wegen eines Rabatts oder einer Rückgabe wirkt grundsätzlich im Zeitraum ihrer Ausstellung.

Die Korrekturrechnung (faktura korygująca) enthält die KSeF-Nummer der korrigierten Rechnung, es sei denn, die ursprüngliche Rechnung hat keine (Art. 106j Abs. 2 Nr. 2a). Nach Art. 106j Abs. 4 wird „eine Korrekturrechnung, die eine strukturierte Rechnung korrigiert, entweder in Form einer strukturierten Rechnung oder einer Rechnung im Sinne des Art. 106nda Abs. 1 ausgestellt“. Die Minderung der Bemessungsgrundlage aus den Gründen des Art. 29a Abs. 10 Nr. 1–3 erfolgt für den Zeitraum der Ausstellung der Korrekturrechnung in Form einer strukturierten Rechnung (Art. 29a Abs. 13). Eine Offline- oder Notfallrechnung wird erst nach der Vergabe ihrer KSeF-Nummer korrigiert (Art. 106nda Abs. 12, Art. 106nf Abs. 11).

Das in der Praxis bedeutsamste Problem ist eine fehlerhafte NIP des Erwerbers. In der Auskunft vom 23. Juni 2026, Nr. 0113-KDIPT1-2.4012.434.2026.1.AJB, bemerkte die Behörde: „Dieses System prüft nämlich nicht die Richtigkeit der Daten des Geschäftspartners“. Die Rechnung gelangt dann an den falschen Empfänger. Als zutreffend sah die Behörde die Korrektur auf null und „die Ausstellung einer neuen strukturierten Rechnung auf den Geschäftspartner mit der richtigen NIP-Nummer“ an – beide im Zeitraum der ursprünglichen Rechnung. Das Problem tritt nach einer Änderung der NIP des Empfängers erneut auf, zum Beispiel nach der im Beitrag Umwandlung eines Einzelunternehmers in eine sp. z o.o. — was mit den Steuern wirklich geschieht beschriebenen Umwandlung. Das MF warnt zudem davor, eine außerhalb des KSeF ausgestellte Rechnung im System erneut auszustellen, weil dadurch zwei Rechnungen zu einem einzigen Umsatz entstehen.

Führen Sie eine Sperre gegen das erneute Versenden einer außerhalb des KSeF ausgestellten Rechnung sowie eine Regel für die Korrektur auf null bei einem Fehler in den Daten des Erwerbers ein.

Berechtigungen, Zertifikate und Umlauf der Eingangsrechnungen

Der Zugang zum KSeF wird Personen und Rechtsträgern in einem bestimmten Umfang zugewiesen; ohne Berechtigungen und Zertifikate kann ein Unternehmen weder eine Offline-Rechnung ausstellen noch seine Eingangsrechnungen rechtzeitig empfangen.

Die Einzelheiten regelt die Verordnung über die Nutzung des KSeF (rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF). Nach der Mitteilung des MF vom 31. März 2026 reicht ein Rechtsträger, der keine natürliche Person ist und über kein qualifiziertes elektronisches Siegel verfügt, die Anzeige ZAW-FA vor Beginn der Nutzung des Systems ein. Sie wird entweder in Papierform oder über den e-Urząd Skarbowy (elektronisches Finanzamt) eingereicht. Berechtigungen, zum Beispiel für eine Buchhalterin oder ein Buchhaltungsbüro, werden im System erteilt; die Selbstfakturierung (samofakturowanie) setzt eine Berechtigung des Erwerbers voraus, Rechnungen im Namen des Verkäufers auszustellen. Das Zertifikat Typ 1 wird zur Authentifizierung verwendet, das Zertifikat Typ 2 für Rechnungen im Offline- und im Notfallmodus sowie für den QR-Code; es ist höchstens 2 Jahre gültig. Die Pflicht, ein Zertifikat für Offline-Rechnungen abzurufen, ergibt sich aus Art. 106nda Abs. 7 UStG-PL.

Auf der Einkaufsseite entscheidet Art. 106na: Eine strukturierte Rechnung ist am Tag der Übermittlung an das KSeF ausgestellt (Abs. 1) und am Tag der Vergabe ihrer Nummer erhalten (Abs. 3), unabhängig davon, wann das Unternehmen sie abruft. Dieses Datum bestimmt den Zeitraum des Abzugs.

Überprüfen Sie die Berechtigungen nach Rollen, tragen Sie die Ablaufdaten der Zertifikate in den Kalender ein und rufen Sie die Eingangsrechnungen täglich aus dem KSeF ab.

Was sich am 1. Januar 2027 ändert

Mit dem 1. Januar 2027 enden die Übergangserleichterungen, die gesetzlichen Sanktionen werden anwendbar, und zu den Pflichten kommt die KSeF-Nummer bei Zahlungen hinzu.

Die Ausnahmen nach Art. 145m und Art. 145n gelten bis zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 wenden auch die kleinsten Steuerpflichtigen das KSeF an, und eine an der Kasse für einen Steuerpflichtigen ausgestellte Rechnung unterliegt der allgemeinen Regel des Art. 106ga Abs. 1. Nach den derzeitigen Vorschriften werden ab diesem Tag Sanktionen für Verstöße gegen die Pflichten im Zusammenhang mit dem KSeF angewandt; im Jahr 2026 werden keine Sanktionen verhängt.

Das MF hat am 16. September 2026 eine Verlängerung des Aufschubs der Sanktionen bis zum 31. Dezember 2027 angekündigt, und Presseberichten zufolge wurde am 23. September 2026 ein Gesetzentwurf für eine solche Gesetzesänderung veröffentlicht. Der Entwurf entfaltet keine Rechtswirkung – bis zur Verabschiedung und Verkündung des Gesetzes gelten die oben beschriebenen Vorschriften, und auf sie wird sich die Behörde stützen. Das MF hat außerdem angekündigt, dass die KAS selbst bei einem Aufschub der Sanktionen auf Rechnungen reagieren wird, die außerhalb des KSeF und außerhalb der gesetzlichen Ausnahmen ausgestellt werden.

Bis zum 31. Dezember 2026 ist die KSeF-Nummer im Verwendungszweck der Überweisung nicht verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2027 gibt sie – oder die Sammelkennung (identyfikator zbiorczy) – ein aktiver VAT-Steuerpflichtiger an, der an einen anderen aktiven Steuerpflichtigen zahlt. Dies gilt für Zahlungen für strukturierte Rechnungen sowie für Rechnungen, die im Offline24-Modus oder bei Nichtverfügbarkeit des KSeF ausgestellt wurden, auch wenn er für den Erwerber zahlt (Art. 108g Abs. 1). Die Pflicht betrifft die Überweisung und andere Instrumente mit Verwendungszweck. Bei einer Lastschrift (polecenie zapłaty) obliegt sie dem Rechnungsaussteller (Abs. 2), und der Status des Empfängers wird nach dem Verzeichnis der VAT-Steuerpflichtigen (wykaz podatników VAT, sog. „weiße Liste“) zum Tag der Zahlung bestimmt (Abs. 3). Der Termin ergibt sich aus Art. 17 Nr. 2 des Gesetzes vom 16. Juni 2023: „Die Vorschrift des Art. 108g des in Art. 1 geänderten Gesetzes ist auf Zahlungen anzuwenden, die ab dem 1. Januar 2027 geleistet werden“. In der Auskunft vom 8. Juli 2026, Nr. 0111-KDIB3-1.4012.306.2026.2.MG, fasste die Behörde die Pflicht eng: „Die Vorschrift des Art. 108g des Gesetzes über die Steuer auf Waren und Dienstleistungen besagt ausdrücklich, dass sich ihre Anwendung nur auf Zahlungen für Rechnungen über die Lieferung von Gegenständen oder die Erbringung von Dienstleistungen bezieht“.

Ein Gesetz zur Änderung des UStG-PL, das auch Änderungen am Split-Payment-Mechanismus (mechanizm podzielonej płatności) umfasst, wurde am 29. September 2026 im Gesetzblatt der Republik Polen verkündet. Bis zu seinem Inkrafttreten gelten die oben beschriebenen Vorschriften.

Planen Sie im Zahlungsmodul den Abruf der KSeF-Nummer oder der Sammelkennung und die Prüfung des Status des Empfängers im Verzeichnis zum Tag der Zahlung ein.

Der häufigste Fehler

Der häufigste Fehler besteht darin, das sanktionsfreie Jahr als Zeit für Entscheidungen zu behandeln und den Umbau der Berechtigungen, des Umlaufs der Eingangsrechnungen und der Verbuchung auf das letzte Quartal 2026 zu verschieben.

Die Folge zeigt sich im Januar 2027, weil mehrere Änderungen gleichzeitig wirksam werden. Ein Steuerpflichtiger, der Art. 145m oder Art. 145n in Anspruch nimmt, stellt ab diesem Tag alle Rechnungen an Unternehmen im KSeF aus. Die Zahlungsabteilung benötigt die KSeF-Nummer der an aktive VAT-Steuerpflichtige bezahlten Rechnungen; das Einkaufsbuch muss sie daher speichern und an die Überweisung weitergeben. Der Abzug hängt entweder vom Datum der Vergabe der Nummer oder vom Datum des tatsächlichen Erhalts ab; die Buchhaltung muss die Rechnungen daher nach dem Kanal unterscheiden. Die Ankündigung eines Aufschubs der Sanktionen verschiebt nichts davon.

So vermeiden Sie diesen Fehler: Erstellen Sie noch im Oktober 2026 eine Liste der Änderungen mit einem Verantwortlichen und einer Frist für jede von ihnen – Berechtigungen und Zertifikate, Verfahren für die Offline-Modi, Register der Rechnungen außerhalb des KSeF, täglicher Import der Eingangsrechnungen und Zahlungsmodul. Testen Sie das Ganze an Rechnungen aus dem Dezember und nicht aus dem Januar.

Zusammenfassung

1. Prüfen Sie, ob Sie Art. 145m oder Art. 145n UStG-PL in Anspruch nehmen, und bereiten Sie vor dem 1. Januar 2027 die vollständige Ausstellung der Rechnungen im KSeF vor.
2. Beschreiben Sie das Verfahren für den Offline24-Modus, die Nichtverfügbarkeit und den Ausfall mit den Fristen für die Übermittlung der Rechnungen und den verantwortlichen Personen.
3. Ziehen Sie die VAT aus Rechnungen außerhalb des KSeF nach dem Datum ihres tatsächlichen Erhalts ab, aus Offline24-Rechnungen und bei Nichtverfügbarkeit des KSeF ausgestellten Rechnungen, die außerhalb des Systems weitergegeben wurden, dagegen nach dem Datum der Vergabe der KSeF-Nummer.
4. Ordnen Sie die Berechtigungen, die Anzeige ZAW-FA und die Zertifikate, und rufen Sie die Eingangsrechnungen täglich aus dem KSeF ab.
5. Ändern Sie den Zahlungsprozess so, dass eine Überweisung an einen aktiven VAT-Steuerpflichtigen ab dem 1. Januar 2027 entweder die KSeF-Nummer oder die Sammelkennung enthält.

Zitierte Quellen

Alle Zitate aus polnischsprachigen Quellen — Gesetze, Steuerauskünfte und Gerichtsentscheidungen — sind hier in der Übersetzung des Verfassers wiedergegeben; maßgeblich ist der polnische Wortlaut.

• Verbindliche Auskunft im Einzelfall des Direktors der Landesinformation der Finanzverwaltung vom 20. Oktober 2025, Nr. 0114-KDIP1-3.4012.739.2025.1.AMA – Recht auf Vorsteuerabzug aus Rechnungen, die entgegen der Pflicht außerhalb des KSeF ausgestellt und empfangen wurden; kein solcher Ausschlussgrund in Art. 88 UStG-PL. https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/662633
• Verbindliche Auskunft im Einzelfall des Direktors der Landesinformation der Finanzverwaltung vom 6. Mai 2026, Nr. 0111-KDIB3-1.4012.204.2026.2.WN – VAT-Abzug aus einer Rechnung außerhalb des KSeF im Zeitraum ihres tatsächlichen Erhalts, ohne Korrektur nach der späteren Übermittlung an das System; Lauf der Frist nach Art. 89b Abs. 1. https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/690059
• Verbindliche Auskunft im Einzelfall des Direktors der Landesinformation der Finanzverwaltung vom 20. März 2026, Nr. 0112-KDIL1-3.4012.932.2025.1.KM – Zeitpunkt des Abzugs bei Rechnungen außerhalb des KSeF, bei Offline24-Rechnungen und bei Nichtverfügbarkeit ausgestellten Rechnungen (Datum der Vergabe der Nummer) sowie bei Rechnungen aus dem Notfallmodus. https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/683572
• Verbindliche Auskunft im Einzelfall des Direktors der Landesinformation der Finanzverwaltung vom 30. April 2025, Nr. 0111-KDIB3-2.4012.88.2025.1.MGO – eine auf einen anderen Rechtsträger ausgestellte Rechnung berechtigt erst nach der Korrektur durch den Verkäufer zum Abzug; Besitz einer Rechnung mit den nach der Mehrwertsteuersystemrichtlinie erforderlichen Angaben als formelle Anforderung des Abzugs. https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/637465
• Verbindliche Auskunft im Einzelfall des Direktors der Landesinformation der Finanzverwaltung vom 30. Januar 2026, Nr. 0114-KDIP1-1.4012.1006.2025.1.KOM – am nächsten Arbeitstag als Offline24-Rechnung an das KSeF übermittelte Rechnung mit dem Ausstellungsdatum aus dem Feld P_1. https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/677466
• Verbindliche Auskunft im Einzelfall des Direktors der Landesinformation der Finanzverwaltung vom 27. Oktober 2025, Nr. 0112-KDIL1-3.4012.657.2025.2.MR – Kleinunternehmer: Abrechnungsbeleg (rachunek) außerhalb des KSeF, auf Verlangen des Erwerbers eine strukturierte Rechnung. https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/664453
• Steuerliche Erläuterungen vom 28. Januar 2026 zu den Grundsätzen für die Bestimmung der festen Niederlassung im Inland für Zwecke der Ausstellung von Rechnungen unter Nutzung des Nationalen E-Rechnungssystems – die feste Niederlassung eines ausländischen Steuerpflichtigen und ihre Beteiligung an der Transaktion als Voraussetzungen für den Ausschluss aus dem KSeF (Art. 106ga Abs. 2 Nr. 1 und 2 UStG-PL). https://www.gov.pl/attachment/8fde481a-18aa-4b1b-843e-5bbd303d6f94
• Verbindliche Auskunft im Einzelfall des Direktors der Landesinformation der Finanzverwaltung vom 23. Juni 2026, Nr. 0113-KDIPT1-2.4012.434.2026.1.AJB – fehlerhafte NIP des Erwerbers auf einer strukturierten Rechnung: Korrektur auf null und neue Rechnung im Zeitraum der ursprünglichen Rechnung. https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/697132
• Verbindliche Auskunft im Einzelfall des Direktors der Landesinformation der Finanzverwaltung vom 8. Juli 2026, Nr. 0111-KDIB3-1.4012.306.2026.2.MG – Umfang der Pflicht zur Angabe der KSeF-Nummer in der Überweisung (Art. 108g UStG-PL) und Termin ihrer Anwendung. https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/699592
• Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union in der Rechtssache C-518/14 – Besitz einer Rechnung mit den Angaben nach Art. 226 der Richtlinie 2006/112 als formelle Anforderung und nicht als materiellrechtliche Voraussetzung des Rechts auf Vorsteuerabzug; das Urteil wird in der verbindlichen Auskunft im Einzelfall des Direktors der Landesinformation der Finanzverwaltung vom 30. April 2025, Nr. 0111-KDIB3-2.4012.88.2025.1.MGO, angeführt. https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/637465
• Mitteilung des Finanzministeriums vom 31. März 2026 „Was vor dem Start der II. Etappe der Einführung des Nationalen E-Rechnungssystems wissenswert ist“ (Co warto wiedzieć przed startem II etapu wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur) – Limit von 10 000 PLN, Offline- und Notfallmodi, ZAW-FA, Berechtigungen, Zertifikate, B2C-Rechnungen. https://www.gov.pl/web/finanse/co-warto-wiedziec-przed-startem-ii-etapu-wdrozenia-krajowego-systemu-e-faktur
• Mitteilung des Finanzministeriums vom 26. März 2026 „Zweite Etappe der Einführung des Nationalen E-Rechnungssystems“ (Drugi etap wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur) – Etappen der Pflicht und keine Sanktionen für 2026. https://www.gov.pl/web/finanse/drugi-etap-wdrozenia-krajowego-systemu-e-faktur
• Mitteilung des Finanzministeriums vom 16. September 2026 „Verlängerung des Aufschubs der Sanktionen für Fehler bei der Anwendung des KSeF bis Ende 2027“ (Przedłużenie odroczenia kar za błędy w stosowaniu KSeF do końca 2027 r.) – Ankündigung einer Gesetzesänderung und von Maßnahmen der KAS im Jahr 2027. https://www.gov.pl/web/finanse/przedluzenie-odroczenia-kar-za-bledy-w-stosowaniu-ksef-do-konca-2027-r

Weiterführende Materialien

• JPK_CIT und JPK_VAT-Kennzeichnungen – elektronische Bücher, die kein Jahresendexport heilt
• Weiße Liste, Split-Payment und gebührende Sorgfalt – Zahlungen, die Kosten und VAT sichern

Rechtsgrundlagen: Gesetz vom 11. März 2004 über die Steuer auf Waren und Dienstleistungen (Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług), konsolidierte Fassung: Dz.U. z 2025 r. poz. 775 mit späteren Änderungen: Art. 2 Nr. 31, 32 und 32a, Art. 29a Abs. 10 Nr. 1–3 und Abs. 13, Art. 86 Abs. 1, 10, 10b Nr. 1 und Abs. 11, Art. 88 Abs. 3a, Art. 89b Abs. 1, Art. 99 Abs. 2 und 3, Art. 106b Abs. 3, Art. 106e Abs. 1 und Abs. 5 Nr. 3, Art. 106ga Abs. 1–4, Art. 106j Abs. 2 Nr. 2a und Abs. 4, Art. 106na Abs. 1, 3 und 4, Art. 106nda, Art. 106ne Abs. 1, 3 und 4, Art. 106nf, Art. 106nh, Art. 108g Abs. 1–4, Art. 145l, Art. 145m Abs. 1 und 2, Art. 145n Abs. 1; Gesetz vom 5. August 2025 zur Änderung des Gesetzes über die Steuer auf Waren und Dienstleistungen sowie des Gesetzes zur Änderung des Gesetzes über die Steuer auf Waren und Dienstleistungen sowie einiger anderer Gesetze (Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw), Dz.U. z 2025 r. poz. 1203 – Termine der Einführung des verpflichtenden KSeF und Termin der Anwendung der Sanktionen; Gesetz vom 16. Juni 2023 zur Änderung des Gesetzes über die Steuer auf Waren und Dienstleistungen sowie einiger anderer Gesetze (Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw): Art. 17 Nr. 2; Verordnung des Ministers für Finanzen und Wirtschaft vom 12. Dezember 2025 über die Nutzung des Nationalen E-Rechnungssystems (Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur), Dz.U. z 2025 r. poz. 1815 mit späteren Änderungen – Authentifizierung, Berechtigungen und Zertifikate im KSeF.