强制性的国家电子发票系统（Krajowy System e-Faktur，KSeF）自 2026 年 2 月起运行，但在许多企业中，它仍只是叠加在旧有单据流转流程之上的一个附加环节。最常见的问题是：在 2027 年 1 月 1 日之前，究竟什么必须准备就绪？答案很简短——所有在 2026 年底之前由过渡性例外和不予处罚所代替的事项。自 2027 年 1 月 1 日起，针对每月开票销售额不超过 10,000 兹罗提的例外和针对收款机发票的例外不再适用，而根据现行规定，处罚将开始适用。自该日起，VAT 活跃纳税人（czynny podatnik VAT）以转账方式向另一 VAT 活跃纳税人付款时，还必须注明发票的 KSeF 编号。本文梳理时间表、故障模式（tryb awaryjny）、发票更正以及系统外发票的 VAT 抵扣。
时间表与 2026 年底前的例外
在 KSeF 中开具发票的义务原则上已适用于所有纳税人——他们之间的区别仅在于可以利用过渡性例外的时间长短。
《VAT 法》（《波兰商品和服务税法》，ustawa o VAT）第106ga条第1款规定纳税人有义务使用 KSeF 开具结构化发票（faktura ustrukturyzowana）。第145l条曾允许 2024 年销售额（含税）不超过 200,000,000 兹罗提的纳税人在 2026 年 3 月 31 日之前于 KSeF 之外开具发票。第145m条第1款允许在 2026 年 12 月 31 日之前这样做，条件是当月以此类发票记载的含税销售额不超过 10,000 兹罗提。根据第2款，该权利“自超过该数额的那张发票起”（作者翻译）即告丧失。第145n条第1款允许在 2026 年底之前使用收款机开具的发票以及被视为发票的税控小票。
国家税务信息局局长（Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej，KIS 局长）在 2025 年 10 月 27 日第 0112-KDIL1-3.4012.657.2025.2.MR 号个别税务解释（interpretacja indywidualna）中援引了上述规定的原文。财政部（Ministerstwo Finansów，MF）于 2026 年 3 月 31 日说明，超过限额后不再回到原来的规则，即使此后各月的销售额较低也是如此。向消费者的销售、通过收款机记录的销售、载有税号（NIP）且金额不超过 450 兹罗提的税控小票，以及依特别规定被排除的发票，均不计入限额。
假设示例：某纳税人于 2026 年 5 月在 KSeF 之外向企业开具三张发票，含税金额分别为 6000 兹罗提、3000 兹罗提和 2000 兹罗提。开具前两张发票后，合计为 6000 兹罗提 + 3000 兹罗提 = 9000 兹罗提，仍在限额之内。第三张发票使合计达到 9000 兹罗提 + 2000 兹罗提 = 11,000 兹罗提，因此，这张发票以及此后的全部发票，该纳税人均在 KSeF 中开具。
如果您适用第145m条，请在开具每张发票之前累计计算销售额，而不是在月份结束之后。
义务与过渡性例外的时间表
| 期间 | 适用对象 | 适用规则 | 法律依据 |
|---|---|---|---|
| 自 2026 年 2 月 1 日起 | 作为纳税人的购买方 | 在 KSeF 中接收结构化发票 | 《VAT 法》第106na条第3款；财政部 2026 年 3 月 26 日公告 |
| 自 2026 年 2 月 1 日起 | 2024 年销售额超过 200,000,000 兹罗提 | 在 KSeF 中开具发票 | 《VAT 法》第106ga条第1款和第145l条 |
| 自 2026 年 4 月 1 日起 | 其他开具发票的纳税人 | 在 KSeF 中开具发票 | 《VAT 法》第106ga条第1款 |
| 2026 年 4 月 1 日至 12 月 31 日 | 每月开票含税销售额不超过 10,000 兹罗提 | 在超过限额之前于 KSeF 之外开具发票 | 《VAT 法》第145m条第1款和第2款 |
| 2026 年 2 月 1 日至 12 月 31 日 | 使用收款机的销售 | 收款机开具的发票以及被视为发票的载有 NIP 的税控小票 | 《VAT 法》第145n条第1款 |
| 自 2027 年 1 月 1 日起 | 全体纳税人 | 例外终止、法定处罚、转账中注明 KSeF 编号 | 《VAT 法》第106ga条第1款和第108g条；2023 年 6 月 16 日修正法（ustawa z 16 czerwca 2023 r.）第17条第2项 |
谁在 KSeF 中开具发票，谁可以在 KSeF 之外开具
KSeF 的排除情形构成法定的封闭清单，并且——除第113a条规定的免税外——不涵盖 VAT 免税销售。
《VAT 法》第106ga条第2款将在波兰没有所在地的纳税人开具的发票排除在该义务之外，条件是该纳税人在波兰没有固定营业场所，或者其固定营业场所不参与交易。该款还排除第十二编第7章、第7a章和第9章所规定的特别程序中的发票，以及向不从事经营活动的自然人开具的发票。此外，排除范围还包括依第106s条发布的条例中规定的情形，以及依第113a条第1款享受免税的纳税人。在上述情形下，开具电子发票或纸质发票（第3款）；向消费者开票时以及开具方为境外实体时，可以自愿使用 KSeF（第4款）。根据 2026 年 1 月 28 日税务说明（objaśnienia podatkowe），固定营业场所按 VAT 目的认定；当其人员和设施服务于货物供应或服务提供，而不仅仅用于开具发票时，该固定营业场所即参与交易。
主体免税纳税人并不处于系统之外。在前述解释中，税务机关指出，“KSeF 仅涵盖结构化发票，不涉及账单等其他销售单据”。但该机关同时作出保留：“应购买方要求，您将有义务开具结构化发票”。
据财政部称，面向消费者（B2C）的发票可以自愿在 KSeF 中开具，但以约定的方式交付给购买方，例如以打印件或附有二维码的文件形式交付。此时，以实际收到之日为该发票的收到日期（第106na条第4款）。
请在交易对手数据中标明收票方是境内纳税人、境外实体还是消费者——发票渠道取决于此。
离线模式、KSeF 不可用与故障——补传期限
该法规定了四种在未与 KSeF 实时连接的情况下开具发票的情形，并对每一种情形分别规定发票的发送及其收到日期。
offline24 模式（tryb offline24）发票应“立即，且不迟于其开具之日后的下一个工作日”发送（第106nda条第2款）。晚于发票所载日期发送的结构化发票，按同样方式处理（第106nda条第16款）。在补传发票期限内公告的另一次故障，将推迟该期限的起算（第106nf条第5款）。
未与 KSeF 实时连接时开具发票的模式
| 模式 | 发送至 KSeF 的期限 | 作为纳税人的购买方收到发票的日期 | 法律依据 |
|---|---|---|---|
| offline24 | 最迟于开具之日后的下一个工作日 | 分配 KSeF 编号之日 | 《VAT 法》第106nda条第2款、第10款、第11款和第16款 |
| KSeF 不可用（第106ne条第4款） | 最迟于不可用期间结束后的下一个工作日 | 分配 KSeF 编号之日 | 《VAT 法》第106nh条第1款、第2款和第4款 |
| KSeF 故障（依第106ne条第1款发布的公告） | 自公告所示的故障结束之日起 7 个工作日 | 实际收到之日，最迟为分配编号之日 | 《VAT 法》第106nf条第4款、第5款和第10款 |
| 依第106ne条第3款发布的公告（全面故障） | 无发送义务 | 按一般规则确定的实际收到之日 | 《VAT 法》第106nf条第7款和第106nh条第3款第2项 |
税务机关将 offline24 视为一种日常方案：“所谓 offline24 模式是纳税人可以日常使用的模式”（2026 年 3 月 20 日第 0112-KDIL1-3.4012.932.2025.1.KM 号解释）。开具日期由发票文件的 P_1 栏决定：“对于以该法第106nda条所涉 offline24 模式开具的发票，发票的开具日期始终是纳税人在该发票 P_1 栏中注明的日期”（2026 年 1 月 30 日第 0114-KDIP1-1.4012.1006.2025.1.KOM 号解释）。财政部提示，在 offline24 模式下和 KSeF 不可用期间，发票在发送至 KSeF 之前不交付给购买方——故障模式除外。
请制定书面程序：由谁启动相应模式，发票在何处等待，由谁跟进补传期限和财政部公告。
KSeF 外发票与 VAT 抵扣
违反 KSeF 义务开具的发票并不剥夺购买方的抵扣权，但该权利的时点取决于开具发票所采用的模式。
抵扣权源于《VAT 法》第86条第1款，产生于纳税义务发生的期间，但不早于收到发票的期间（第10款和第10b款第1项）。第88条第3a款规定的消极要件与发票的开具渠道无关。
在 2025 年 10 月 20 日第 0114-KDIP1-3.4012.739.2025.1.AMA 号解释中，税务机关认定：“违反义务、未使用国家电子发票系统开具采购发票，并不剥夺贵方抵扣进项 VAT 的权利，因为这并不构成该法第88条所列举的、排除该税款抵扣的消极要件”。税务机关并未将这一评价限于过渡期，并在该义务生效后，于 2026 年 5 月 6 日第 0111-KDIB3-1.4012.204.2026.2.WN 号解释中重申了这一评价。税务机关在该解释中以实际收到发票之日为抵扣时点，并补充道：“而此后可能在 KSEF 中开具记载同一交易的发票，对 VAT 抵扣权的产生和行使不具有意义”。自送达起计算的付款期限由该日期确定，第89b条第1款规定的 90 天期限亦随之起算。
如果供应商以 offline24 模式或在 KSeF 不可用期间开具发票，并在将其发送至系统之前交付了发票的可视化版本，情况则有所不同。此时税务机关认为：“在所分析的情形中，应以向该发票分配 KSeF 编号的日期作为收到发票的时点”（第 0112-KDIL1-3.4012.932.2025.1.KM 号解释）。只有当供应商根本不将发票发送至系统时，在 KSeF 之外收到发票才具有决定意义。逾期的抵扣，您可在其后三个结算期之一中申报；按季度结算的，可在其后两个结算期之一中申报（第86条第11款）。
税务机关可能主张，“原则上，在 KSeF 之外使用发票应属例外”（2026 年 5 月 6 日解释），而财政部已宣布，2027 年国家税务管理局（Krajowa Administracja Skarbowa，KAS）将审查不使用该系统是否导致不可靠的税务结算。这一论点并不剥夺抵扣权，因为限制必须源于明确的规定，而第88条并不包含此类要件。但该论点决定了：单据必须反映真实交易，并载有第106e条规定的数据。
在 2025 年 4 月 30 日第 0111-KDIB3-2.4012.88.2025.1.MGO 号解释中，税务机关——援引欧盟法院 C-518/14 号案件判决——认定持有载有 VAT 指令（Council Directive 2006/112/EC of 28 November 2006 on the common system of value added tax）所要求数据的发票属于形式要件，而非实质要件。
请为 KSeF 之外的采购发票建立登记簿，记录其渠道和实际收到日期。供应商事后将此类发票发送至系统时，请勿调整抵扣。
KSeF 中的发票更正
结构化发票在 KSeF 中以注明原发票 KSeF 编号的发票进行更正；因折扣或退还而作的更正，原则上在更正发票开具的期间生效。
更正发票载有被更正发票的 KSeF 编号，但原发票没有该编号的除外（第106j条第2款第2a项）。根据第106j条第4款，“更正结构化发票的更正发票，以结构化发票的形式或者第106nda条第1款所述发票的形式开具”。因第29a条第10款第1项至第3项所列原因调减计税依据的，在以结构化发票形式开具更正发票的期间进行（第29a条第13款）。离线发票或故障模式发票，只有在被分配 KSeF 编号之后才予以更正（第106nda条第12款、第106nf条第11款）。
实务中最突出的问题是购买方 NIP 错误。在 2026 年 6 月 23 日第 0113-KDIPT1-2.4012.434.2026.1.AJB 号解释中，税务机关指出：“因为该系统并不核查交易对手数据的正确性”。此时，发票会送达错误的收票方。税务机关认为，更正为零以及“以正确的 NIP 号码向交易对手开具新的结构化发票”是正确的——两者均在原发票所属期间进行。收票方 NIP 变更后，该问题会再次出现，例如在《个体经营者转型为波兰有限责任公司（sp. z o.o.）——税务上究竟发生了什么》一文所述的转型之后。财政部还警告，已在 KSeF 之外开具的发票不应在系统中再次开具，因为这样会就同一笔销售产生两张发票。
请设置锁定机制，禁止重复发送已在 KSeF 之外开具的发票，并设定在购买方数据有误时更正为零的规则。
权限、证书与采购发票流转
KSeF 的访问权限按确定的范围分配给个人和实体；没有权限和证书，企业既无法开具离线发票，也无法按时接收采购发票。
具体规则由《关于使用国家电子发票系统的条例》（rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF）规定。根据财政部 2026 年 3 月 31 日公告，没有合格电子印章的非自然人实体，在开始使用该系统之前提交 ZAW-FA 通知。该通知以纸质形式或通过电子税务局（e-Urząd Skarbowy）提交。权限（例如授予会计人员或会计事务所的权限）在系统中授予；买方代开发票（samofakturowanie）要求购买方拥有以卖方名义开具发票的权限。第 1 类证书用于身份认证，第 2 类证书用于离线模式和故障模式下的发票以及二维码；证书有效期最长为 2 年。为离线发票获取证书的义务源于《VAT 法》第106nda条第7款。
在采购方面，起决定作用的是第106na条：结构化发票的开具日为其发送至 KSeF 之日（第1款），收到日为其被分配编号之日（第3款），而不论企业何时下载该发票。该日期决定抵扣期间。
请按角色审查权限，将证书有效期届满日期记入日历，并每天从 KSeF 下载采购发票。
2027 年 1 月 1 日起有何变化
自 2027 年 1 月 1 日起，过渡性便利措施终止，法定处罚开始适用，义务中还增加了在付款中注明 KSeF 编号。
第145m条和第145n条规定的例外适用至 2026 年 12 月 31 日。自 2027 年 1 月 1 日起，规模最小的纳税人也适用 KSeF，而在收款机处向纳税人开具的发票适用第106ga条第1款的一般规则。根据现行规定，自该日起对违反 KSeF 相关义务的行为适用处罚；2026 年不予处罚。
财政部于 2026 年 9 月 16 日宣布，将把处罚的推迟适用期延长至 2027 年 12 月 31 日；据媒体报道，2026 年 9 月 23 日已公布关于这一法律修改的法律草案。草案不具有法律效力——在该法律通过并公布之前，适用上文所述规定，税务机关也将以这些规定为依据。财政部还宣布，即使推迟处罚，KAS 也将对超出法定例外范围、在 KSeF 之外开具的发票作出反应。
在 2026 年 12 月 31 日之前，在转账摘要中注明 KSeF 编号并非强制要求。自 2027 年 1 月 1 日起，VAT 活跃纳税人向另一 VAT 活跃纳税人支付结构化发票的款项，以及支付以 offline24 模式或在 KSeF 不可用期间开具的发票的款项时，应注明该编号——或汇总标识符；代购买方付款时亦同（第108g条第1款）。该义务适用于转账以及其他带有转账摘要的支付工具。在直接借记的情形下，该义务由发票开具方承担（第2款）；收款方的身份依付款日的 VAT 纳税人名单（wykaz podatników VAT，“白名单”）确定（第3款）。该起始日期源于 2023 年 6 月 16 日修正法第17条第2项：“第1条所修改的法律第108g条的规定，适用于自 2027 年 1 月 1 日起进行的付款”。在 2026 年 7 月 8 日第 0111-KDIB3-1.4012.306.2026.2.MG 号解释中，税务机关对该义务作了狭义界定：“《商品和服务税法》第108g条明确指出，其适用仅涉及就货物供应或服务提供所开具发票的付款”。
《VAT 法》修正法已于 2026 年 9 月 29 日在《法律公报》上公布，该修正法还包括对分账支付机制（mechanizm podzielonej płatności）的修改。在该修正法生效之前，适用上文所述规定。
请在付款模块中安排：获取 KSeF 编号或汇总标识符，并按付款日在名单中核查收款方身份。
最常见的错误
最常见的错误是把不予处罚的这一年当作作出决定的时间，并把权限、采购发票流转和记账的重构推迟到 2026 年最后一个季度。
其后果将在 2027 年 1 月显现，因为多项变化同时生效。适用第145m条或第145n条的纳税人，自该日起在 KSeF 中开具全部面向企业的发票。付款部门需要向 VAT 活跃纳税人支付的发票的 KSeF 编号，因此采购账簿必须保存该编号并将其传递至转账。抵扣取决于分配编号之日或实际收到之日，因此会计部门必须按渠道区分发票。关于推迟处罚的宣布并不使上述任何一项延后。
如何避免：请在 2026 年 10 月内编制变更清单，为每一项变更确定负责人和期限——权限和证书、离线模式程序、KSeF 外发票登记簿、采购发票每日导入以及付款模块。请以 12 月而非 1 月的发票对整体进行测试。
小结
- 核查您是否适用《VAT 法》第145m条或第145n条，并在 2027 年 1 月 1 日之前做好在 KSeF 中全面开具发票的准备。
- 书面描述 offline24 模式、KSeF 不可用和故障情形下的程序，并写明发票发送期限和责任人。
- 对 KSeF 外发票，按其实际收到之日抵扣 VAT；对在系统外交付的 offline24 模式发票和 KSeF 不可用期间开具的发票，按分配 KSeF 编号之日抵扣。
- 理顺权限、ZAW-FA 通知和证书，并每天从 KSeF 下载采购发票。
- 调整付款流程，使自 2027 年 1 月 1 日起向 VAT 活跃纳税人的转账载有 KSeF 编号或汇总标识符。
引用来源
本文引用的波兰文资料——法律、税务解释与法院裁判——均为作者翻译；以波兰文原文为准。
- 国家税务信息局局长 2025 年 10 月 20 日第 0114-KDIP1-3.4012.739.2025.1.AMA 号个别税务解释——违反义务在 KSeF 之外开具和接收的发票的 VAT 抵扣权；《VAT 法》第88条中不存在此类要件。https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/662633
- 国家税务信息局局长 2026 年 5 月 6 日第 0111-KDIB3-1.4012.204.2026.2.WN 号个别税务解释——KSeF 外发票的 VAT 抵扣在实际收到发票的期间进行，此后发票被发送至系统时不作调整；第89b条第1款规定期限的起算。https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/690059
- 国家税务信息局局长 2026 年 3 月 20 日第 0112-KDIL1-3.4012.932.2025.1.KM 号个别税务解释——KSeF 外发票、offline24 模式发票和不可用期间开具的发票（分配编号之日）以及故障模式发票的抵扣时点。https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/683572
- 国家税务信息局局长 2025 年 4 月 30 日第 0111-KDIB3-2.4012.88.2025.1.MGO 号个别税务解释——以其他实体为购买方开具的发票，仅在卖方更正后才产生抵扣权；持有载有 VAT 指令所要求数据的发票是抵扣的形式要件。https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/637465
- 国家税务信息局局长 2026 年 1 月 30 日第 0114-KDIP1-1.4012.1006.2025.1.KOM 号个别税务解释——于下一个工作日作为 offline24 模式发票发送至 KSeF 的发票，其开具日期以 P_1 栏为准。https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/677466
- 国家税务信息局局长 2025 年 10 月 27 日第 0112-KDIL1-3.4012.657.2025.2.MR 号个别税务解释——主体免税纳税人：在 KSeF 之外开具账单，应购买方要求则开具结构化发票。https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/664453
- 2026 年 1 月 28 日关于为使用国家电子发票系统开具发票之目的确定境内固定营业场所规则的税务说明——境外纳税人的固定营业场所及其对交易的参与，作为排除适用 KSeF 的要件（《VAT 法》第106ga条第2款第1项和第2项）。https://www.gov.pl/attachment/8fde481a-18aa-4b1b-843e-5bbd303d6f94
- 国家税务信息局局长 2026 年 6 月 23 日第 0113-KDIPT1-2.4012.434.2026.1.AJB 号个别税务解释——结构化发票上购买方 NIP 错误：更正为零，并在原发票所属期间开具新发票。https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/697132
- 国家税务信息局局长 2026 年 7 月 8 日第 0111-KDIB3-1.4012.306.2026.2.MG 号个别税务解释——在转账中注明 KSeF 编号之义务的范围（《VAT 法》第108g条）及其适用起始日期。https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/699592
- 欧盟法院 C-518/14 号案件判决——持有载有第 2006/112 号指令第226条所列数据的发票属于形式要件，而非抵扣权的实体法要件；该判决在国家税务信息局局长 2025 年 4 月 30 日第 0111-KDIB3-2.4012.88.2025.1.MGO 号个别税务解释中被援引。https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/637465
- 财政部 2026 年 3 月 31 日公告《国家电子发票系统第二阶段实施启动前须知》（Co warto wiedzieć przed startem II etapu wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur）——10,000 兹罗提限额、离线模式和故障模式、ZAW-FA、权限、证书、B2C 发票。https://www.gov.pl/web/finanse/co-warto-wiedziec-przed-startem-ii-etapu-wdrozenia-krajowego-systemu-e-faktur
- 财政部 2026 年 3 月 26 日公告《国家电子发票系统实施第二阶段》（Drugi etap wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur）——义务的各个阶段以及 2026 年不予处罚。https://www.gov.pl/web/finanse/drugi-etap-wdrozenia-krajowego-systemu-e-faktur
- 财政部 2026 年 9 月 16 日公告《将 KSeF 适用错误的处罚推迟期延长至 2027 年底》（Przedłużenie odroczenia kar za błędy w stosowaniu KSeF do końca 2027 r.）——宣布拟修改法律以及 KAS 在 2027 年将采取的行动。https://www.gov.pl/web/finanse/przedluzenie-odroczenia-kar-za-bledy-w-stosowaniu-ksef-do-konca-2027-r
相关资料
法律规定: 2004 年 3 月 11 日《商品和服务税法》（Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług，统一文本：Dz.U. z 2025 r. poz. 775，含后续修改）：第2条第31项、第32项和第32a项；第29a条第10款第1项至第3项和第13款；第86条第1款、第10款、第10b款第1项和第11款；第88条第3a款；第89b条第1款；第99条第2款和第3款；第106b条第3款；第106e条第1款和第5款第3项；第106ga条第1款至第4款；第106j条第2款第2a项和第4款；第106na条第1款、第3款和第4款；第106nda条；第106ne条第1款、第3款和第4款；第106nf条；第106nh条；第108g条第1款至第4款；第145l条；第145m条第1款和第2款；第145n条第1款。; 2025 年 8 月 5 日《关于修改〈商品和服务税法〉及〈关于修改《商品和服务税法》及若干其他法律的法律〉的法律》（Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw，Dz.U. z 2025 r. poz. 1203）——强制性 KSeF 的各实施期限以及处罚的适用起始日期。; 2023 年 6 月 16 日《关于修改〈商品和服务税法〉及若干其他法律的法律》（Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw）：第17条第2项。; 财政和经济部长 2025 年 12 月 12 日《关于使用国家电子发票系统的条例》（Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur，Dz.U. z 2025 r. poz. 1815，含后续修改）——KSeF 的身份认证、权限和证书。.